Cobrar una factura impaga puede convertirse en uno de los mayores desgastes para cualquier profesional o empresa
El problema no es solo el dinero, sino el tiempo, la energía mental y la incertidumbre que genera no saber si vas a cobrar. Por eso, en esta guía te explico qué hacer si un cliente no paga una factura en México, con un enfoque práctico, legal y realista, pensado para que actúes con orden y aumentes al máximo tus probabilidades de cobro.
Esta no es una lista genérica, es un manual paso a paso, desde el primer mensaje amistoso hasta el juicio mercantil, pasando por conciliación, estrategias de negociación, errores comunes y prevención futura.
Entendiendo el impago, contexto y diagnóstico
Antes de iniciar cualquier reclamación, conviene detenerse un momento y analizar el origen real del problema. Muchos conflictos por facturas impagas se agravan no porque el cliente no quiera pagar, sino porque ambas partes actúan con suposiciones incorrectas desde el inicio.
Un cliente puede dejar de pagar por razones muy distintas. A veces se trata de un simple desorden administrativo o de un olvido genuino; en otras, existe un problema temporal de liquidez que el cliente no sabe cómo comunicar.
También ocurre que hay desacuerdos sobre el servicio prestado, aunque no siempre se expresan con claridad, o estrategias deliberadas de retraso en el pago, habituales en ciertas empresas. Solo en una minoría de casos estamos ante una mala fe directa.
Entender esta diferencia es clave porque determina el tono, el canal y la velocidad con la que debes actuar. No es lo mismo tratar con un cliente distraído que con uno evasivo o conflictivo, y confundirlos suele llevar a errores costosos.
Esta guía está pensada para profesionistas, freelancers, pymes y empresas que emiten facturas en México, tanto en relaciones entre empresas como con consumidores finales. El enfoque es práctico y realista, basado en situaciones que se repiten una y otra vez en la vida profesional.
Paso 1: Comunicación amistosa (la etapa más infravalorada)
Cómo contactar correctamente al cliente si aun no paga tu factura
El primer contacto debe ser neutral, breve y profesional. El peor error es empezar con reproches.
Ejemplo de mensaje inicial:
“Hola, buen día. Solo quería confirmar si ya pudieron revisar la factura #123 con vencimiento el 10 de mayo. Quedo atento. Gracias.”
Canales recomendados:
- WhatsApp (rápido y directo).
- Correo electrónico (formal y trazable).
Cuándo insistir y cuándo esperar
Una buena práctica es:
- Primer mensaje: 2–3 días después del vencimiento.
- Segundo recordatorio: 7 días después.
- Tercer contacto: más formal.
Insistir todos los días suele ser contraproducente.
Paso 2: Recordatorios formales y documentación si aun no hay pago de la factura
Correo formal de reclamación
Cuando el pago no llega, debes elevar el nivel del mensaje:
Incluye siempre:
- Datos completos del emisor y receptor.
- Número y fecha de factura.
- Monto exacto adeudado.
- Nueva fecha límite de pago.
Este correo es el inicio de tu expediente de cobro.
Lo importante de dejar evidencia escrita si un cliente no paga una factura
Una regla a seguir siempre: si no está por escrito, no existe. Guarda:
- Correos
- Mensajes
- Archivos adjuntos
Esta disciplina marca la diferencia más adelante.
Paso 3: Negociación y acuerdos de pago si la factura aun no se paga
Negociar una factura impaga no es sinónimo de perder. Al contrario, en muchos casos es la forma más inteligente de recuperar el dinero sin desgastarte en procesos largos o costosos. A lo largo del tiempo he comprobado que una negociación bien planteada suele ser más efectiva que una postura rígida desde el inicio.
La clave está en separar el problema del pago de cualquier emoción personal. Si el cliente reconoce la deuda pero no puede pagar en ese momento, es preferible explorar alternativas realistas: pagos en parcialidades, una nueva fecha con compromiso claro o, en casos extremos, un ajuste económico a cambio de cobrar de inmediato. Cobrar menos hoy puede ser mejor que no cobrar nada en años.
Eso sí, cualquier acuerdo debe quedar siempre por escrito. Nunca te quedes con promesas verbales. Un simple correo de confirmación o un convenio firmado transforma una conversación informal en una obligación exigible, y te protege si el cliente vuelve a incumplir.
Paso 4: Reclamación extrajudicial si no se paga la factura
Carta formal
La carta simple o carta certificada (notariada) cumple dos funciones:
- Presiona psicológicamente.
- Genera prueba legal.
Este paso resuelve muchos casos sin llegar a juicio.
Facturas rectificativas e impacto fiscal
Cuando el impago se prolonga:
- Evalúa emitir facturas rectificativas.
- Documenta la incobrabilidad.
- Analiza el impacto en IVA.
Este punto suele ignorarse y cuesta dinero.
Paso 5: Conciliación ante PROFECO (clientes consumidores)
Cuándo aplica PROFECO
Aplica cuando el cliente es consumidor final, no empresa.
Cómo presentar la queja
- En línea o presencial.
- Adjunta facturas y comunicaciones.
La sola notificación suele activar el pago.
Paso 6: Acciones legales mercantiles
Juicio monitorio
El juicio monitorio es Ideal cuando:
- La deuda es clara.
- Hay documentos suficientes.
Juicio ejecutivo mercantil
Procede cuando hay título ejecutivo (pagaré, cheque).
Ventaja: posibilidad de embargo temprano.
Juicio ordinario mercantil
Más lento, pero válido cuando no hay título ejecutivo.
Plazos y prescripción
En general:
- Prescripción: 5 años.
- No actuar a tiempo es igual a perder el derecho.
Costos, tiempos y expectativas reales
¿Cuánto tarda un juicio si un cliente no me paga la factura?
- Monitorio: meses.
- Ejecutivo: meses a 1 año.
- Ordinario: 1–3 años.
¿Vale la pena demandar si un cliente no paga una factura?
Evalúa siempre:
- Monto adeudado.
- Costos legales.
- Probabilidad real de cobro.
Errores comunes al intentar cobrar una factura que aun no se paga
Uno de los grandes problemas al gestionar impagos es que muchas decisiones se toman desde el enojo o la desesperación. He visto casos perfectamente cobrables arruinarse por errores evitables.
Amenazar demasiado pronto suele cerrar puertas que aún estaban abiertas. Del mismo modo, no documentar las comunicaciones o dejar pasar demasiado tiempo esperando que el cliente “reaccione solo” juega siempre en tu contra. Otro error habitual es iniciar acciones legales sin evaluar antes el costo real frente al monto adeudado.
Actuar con método, cabeza fría y una estrategia progresiva marca la diferencia entre resolver el problema y prolongarlo innecesariamente.
Prevención: cómo evitar clientes que no pagan tu factura
Antes de trabajar
- Anticipos.
- Contratos claros.
- Políticas de pago.
Durante el servicio
- Avances parciales.
- Comunicación constante.
Después
- Facturar rápido.
- Seguimiento inmediato.
La mejor deuda es la que nunca existe.
Preguntas frecuentes si un cliente no paga una factura
¿WhatsApp sirve como prueba legal?
Sí, si se conserva íntegro.
¿Puedo ir directo a juicio si un cliente no paga una factura?
Sí, pero no siempre conviene.
¿Puedo reportar al SAT por impago?
No, solo por evasión.
Conclusión sobre… ¿Qué hacer si un cliente no paga una factura?
Cuando un cliente no paga una factura, la diferencia entre cobrar o perder el dinero rara vez está en una acción aislada, sino en el proceso completo. Comunicar a tiempo, documentar cada paso, negociar cuando conviene y saber cuándo escalar son decisiones que, acumuladas, inclinan la balanza a tu favor.
En mi experiencia, quienes siguen un método claro y no improvisan reaccionan con más tranquilidad y obtienen mejores resultados, incluso en escenarios complicados. Cobrar no debería ser una lucha constante, sino un proceso profesional tan bien definido como el trabajo que dio origen a la factura.